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26/09/2017 18:23:27

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Autorizaciones

¿Qué es el servicio de autorizaciones?

Es un nuevo servicio de la sede electrónica de la Diputación Foral de Álava que posibilita a un usuario de la sede que haya sido autorizado previamente, ejecutar procedimientos telemáticos por cuenta de otro de forma controlada.

¿Para qué sirve?

Este nuevo servicio puede ser utilizado, entre otros, por:

  •  Gestorías, para gestionar los trámites que los empleados hacen por cuenta de sus clientes(ver ejemplo 1).
  • Empresas, que habilitan a sus empleados para realizar determinadas tareas (ver ejemplo 2).
  • Particulares y/o usuarios de la sede electrónica sin ninguna relación previa (ver ejemplo 3).

¿Cuál es su soporte normativo?

La sede electrónica de la DFA se creó mediante el Decreto Foral 26/2011 del Consejo de Diputados de 5 de abril. Dicho Decreto establece la posibilidad de que las personas usuarias de la sede habiliten a otras para realizar determinados trámites telemáticos con los mismos efectos que si los hubieran realizado ellas mismas (art. 3, apartado g).

Conceptos básicos:

  • Autorizador: Persona usuaria de la sede electrónica que habilita a otra (Autorizado) para la utilización de determinados servicios telemáticos con los mismos efectos que si los hubiera realizado el autorizador.
  • Autorizado: Persona usuaria de la sede electrónica habilitada para utilizar determinados servicios telemáticos con los mismos efectos que si los hubiera realizado el autorizador.

Las características principales de este servicio son:

  • El proceso de autorización es totalmente telemático.
  • La autorización afecta solo a los trámites de la sede electrónica de la DFA que se realicen de forma telemática.
  • El servicio solo está disponible para usuarios que utilicen certificados electrónicos.
  • El autorizador y el autorizado pueden ser personas físicas o jurídicas.
  • Ambos deben ser usuarios de la sede electrónica.
  • Las autorizaciones pueden incluir uno o varios servicios.
  • Cuando se autoriza el acceso a un servicio incluye/comprende todos los trámites asociados al mismo.
  • Un autorizador puede tener un número ilimitado de autorizados para el mismo o distintos servicios.
  • Las autorizaciones no pueden volver a ser autorizadas por el propio autorizado.
  • Las actuaciones realizadas mediante el uso de las autorizaciones se registran y pueden ser consultadas a través de la sede electrónica tanto por el autorizado como por el autorizador.

¿Cómo se autoriza?

Para activar una autorización hay que seguir los siguientes pasos:
 

Autorizaciones

 ¿Qué servicios pueden ser autorizados?

No todos los servicios de la sede electrónica pueden ser autorizados. Se puede consultar el listado de servicios susceptibles de ser autorizados en el primer paso del proceso de autorización.

¿Cómo funciona?

A continuación se muestran dos ejemplos en los que se describen los procesos completos de autorización y uso de las autorizaciones.

 ¿Se pueden revocar las autorizaciones?

Las autorizaciones pueden ser revocadas en cualquier momento tanto por el autorizador como por el autorizado. En ambos casos, deja de estar vigente de forma inmediata.


Estados posibles de una autorización:

  • Iniciado: El autorizador ha finalizado el paso 1 del proceso de autorización.
  • Aceptado: El autorizado ha aceptado y firmado la autorización (paso 2).
  • Confirmado: El autorizador ha confirmado y aceptado la autorización (paso 3). Es el único estado en el que la autorización puede ejercerse.
  • Rechazado: Si la persona autorizada cancela o rechaza la autorización.
  • Revocado: Si la persona autorizadora cancela la autorización.
  • Revocado caducado: Si los plazos de validez de la autorización y/o de los certificados con los que se han firmado la autorización han caducado.
  • Revocado sede: Por motivos de seguridad, la DFA ha cancelado la autorización.
  • Suspendido: Por motivos de seguridad, la DFA, de forma provisional, ha dejado sin efectos la autorización.

Ejemplos de utilización.

Ejemplo 1: Gestorías. Gestionar los trámites que los empleados hacen por cuenta de sus clientes

Una empresa o un particular contrata los servicios de una gestoría para que realice por su cuenta determinados trámites asociados a la Hacienda Foral.

Para ello, el representante legal de la gestoría necesita autorizar a sus empleados para que puedan realizar dichos trámites por cuenta de sus clientes.

En consecuencia, se debe tener en cuenta el siguiente esquema:
 

Proceso autorización ej 1  

Entre la gestoría y su cliente se establece una relación basada en el servicio “Registro Representación Voluntaria”, de acuerdo con el proceso habitual.

Además, el representante legal de la gestoría debe autorizar el servicio “Registro Representación Voluntaria” a sus empleados para que estos puedan realizar trámites por cuenta de sus clientes. Aquí se puede observar un ejemplo de cómo se realiza el proceso de autorización.

Una vez completados los dos pasos anteriores, el trabajador puede operar por cuenta de los clientes de la gestoría siguiendo el siguiente proceso. Aquí se puede observar un ejemplo de cómo se activa un servicio previamente autorizado):

  • Accede a la sede electrónica mediante el uso de un certificado electrónico de persona física.
  • Selecciona la pestaña “Mis autorizaciones” y activa la autorización correspondiente a la gestoría para la que trabaja.
  • Selecciona el servicio “Registro Representación Voluntaria”
  • Accede a la opción “Acceso Representantes Voluntarios”.
  • Selecciona la opción “Acceder como representante voluntario”.
  • Introduce el NIF del cliente por cuenta del que va a realizar operaciones.
  • Utiliza el servicio correspondiente.
  • Para finalizar la sesión de la autorización pulsa “Finalizar autorización”.

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Ejemplo 2: Empresa que habilita a sus empleados para realizar determinadas tareas.

El representante legal de una empresa desea distribuir entre sus empleados los trámites telemáticos que la empresa debe realizar frente a la Diputación Foral de Álava, de la siguiente manera:

  • Empleado/a 1: Encargado de realizar los trámites asociados al servicio de “Modelo censal” por cuenta de la empresa.
  • Empleado/a 2: Encargado de realizar los trámites asociados al servicio de “Certificados” por cuenta de la empresa.

Para ello, el representante legal de la empresa debe autorizar al empleado 1 el servicio de “Modelo censal” y al empleado 2 el servicio de “Certificados”. Aquí se puede observar un ejemplo de cómo se realiza el proceso de autorización.
 

Proceso autorización ej 2

 

Una vez completados los dos pasos anteriores, los trabajadores autorizados pueden operar por cuenta del representante legal de la empresa siguiendo el siguiente proceso. Aquí puede consultar un ejemplo de cómo se activa un servicio previamente autorizado:

  • Acceden a la sede electrónica mediante el uso de certificados electrónicos de persona física.
  • En la opción “Mis autorizaciones” activan la autorización correspondiente a la empresa para la que trabajan.
  • Seleccionan respectivamente, el servicio para el que están autorizados.
  • Utilizan el servicio correspondiente.
  • Para finalizar la sesión de la autorización, pulsan “Finalizar autorización”.

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Ejemplo 3: Particulares y/o usuarios de la sede electrónica sin ninguna relación previa.

Una explotación ganadera pertenece al libro genealógico de la raza pirenaica y desea que la asociación de pirenaico de Álava pueda, en todo momento, consultar el censo de vacuno a efectos propios de la gestión de dicho libro.

Para ello, la explotación debe autorizar el servicio “Ganadería” a la persona designada por la asociación para realizar los trámites necesarios para la gestión del libro. Aquí puede observarse un ejemplo de cómo se realiza el proceso de autorización.

Una vez completada la autorización, la persona autorizada puede operar por cuenta de la explotación ganadera siguiendo el siguiente proceso. Aquí puede consultar un ejemplo de cómo se activa un servicio previamente autorizado):

  • Accede a la sede electrónica mediante el uso de un certificado electrónico.
  • En el menú “Mis autorizaciones” activa la autorización correspondiente a la explotación ganadera sobre la que va a gestionar el libro genealógico.
  • Accede y utiliza el servicio “Ganadería”.
  • Para finalizar la sesión de la autorización, pulsa “Finalizar autorización”.

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